Verknüpfen von Tabellen

 

In der letzten Doppelstunde haben wir Auswahlabfragen und einen Vertreter der Aktionsabfragen - eine Tabellenerstellungsabfrage durchgeführt. Wir haben dabei die Tabelle mit den Adressen genutzt.

Leider ist sie noch sehr klein, sie besteht nur aus wenigen Einträgen. Außerdem fehlen Fotos.

Daher werden wir uns in dieser Stunde mit zwei Themen beschäftigen:

 

1. Vereinfachung der Dateneingabe

 

Wenn wir weitere Adressen eingeben wollen, sollten wir das mit möglichst wenig Tipparbeit realisieren. Bei den Telefonnummern könnten wir die Vorwahl weglassen. Die Vorwahl ist ortsabhängig, das heißt, wenn wir den Ort eingeben, haben wir auch schon die Vorwahl.

Das einzige Problem ist, wie erfährt unsere Datenbank davon.

Die Lösung ist einfach:

 

Tabelle in unserer Datenbank

 

Tabelle aus dem Internet

 

   

 

Die neue Tabelle soll in unserem Fall die Namen, Telefonnummern und Orte aus der Adressen-Tabelle und die entsprechenden Vorwahlen aus der importierten Tabelle enthalten:

 

 

Neue Tabelle

 
   

 

 

 

1.1. Vorbereitung der Adresstabelle

 

1.2. Import der Tabelle mit den Vorwahlen und Ortsangaben.

 

 

 

 

1.3. Verknüpfen beider Tabellen und Erstellen einer neuen Tabelle

 

Nun haben Sie die Vorwahlen in Ihre Datenbank importiert. Wie sie aus einer bestehenden Tabelle eine neue Tabelle erstellen, wissen Sie schon. Ganz einfach, mit einer Abfrage, konkret mit einer Tabellenerstellungsabfrage.

Selbstverständlich können Sie auch aus zwei Tabellen eine neue Tabelle erstellen lassen.

Versuchen Sie das einmal mit unseren Adressen und den importierten Vorwahlen.

Wenn Ihre neue Tabelle aber mehrere Tausend Einträge hat, ist etwas schief gelaufen. Darüber brauchen Sie nicht zu verzweifeln. Ein kleiner Strich löst Ihr Problem:

 

 

Aufgabe

Lassen Sie in der neuen Tabelle nur Einträge anzeigen, wo eine Telefonnummer vorhanden ist. Die Handybesitzer, die keine Telefonnummer angegeben haben, sollen sich gar nicht erst in die neue Tabelle mogeln dürfen.

Hinweis: Sehen Sie sich noch einmal die Operatoren an, die Sie bei den Kriterien eingeben können.

 

 

2. Einfügen von Fotos
 

Bisher haben Sie nur Daten ihrer besten Bekannten erfasst. Von denen haben Sie in aller Regel auch ein Foto. Machen Sie Ihre Adressdatenbank für eine Partneragentur attraktiv und fügen Sie die Fotos ein.

Leider lassen sich nicht beliebige Bildformate in eine Access-Datenbank importieren, so z.B. auch nicht das bekannte jpg-Format, das Sie vielleicht von Ihrem digitalen Fotoapparat kennen. Sie kommen bei den jetzigen Accessversionen nicht umhin, Ihre Digitalfotos in ein microsoftfreundliches Format umzuwandeln, am besten das bmp-Format.

 

 

2.1. Vorbereitung der Adresstabelle

 

Fügen Sie nun nach und nach alle Fotos ein.

Leider sind die Fotos nicht sichtbar. Wenn Sie die Fotos tatsächlich ansehen möchten, sollten Sie einen Bericht anfertigen.

 

 

2.2. Bericht

 

Einen Bericht anzufertigen ist kein Problem. Nehmen Sie einfach den Assistenten zu Hilfe und innerhalb von 20 Sekunden haben Sie ein druckbares Blatt mit allen Fotos:

 

Nun sind alle Fotos in Ihrem Bericht in voller Größe sichtbar und Sie können Ihre Fotodatenbank auch bequem ausdrucken.