Anleitung für das Erstellen von Serienbriefen

(Word 2000)

 

Wenn unzufriedene Kunden einem Hersteller eine Beschwerde schicken, wird der Hersteller in jedem Falle versuchen, die Beschwerdegründe der Kunden zu kategorisieren. Haben mehrere Kunden den gleichen Beschwerdegrund angegeben, ist es nämlich ausreichend, ein einziges Antwortschreiben zu formulieren. In diesem Falle müssen bloß die Adressen ausgetauscht werden und schon erhält jeder Kunde eine passende Antwort auf seine Beschwerde.

Das alles ist mit einem Serienbrief realisierbar.

Dafür muß der Hersteller lediglich zwei Dokumente anlegen. Im ersten Dokument sammelt er die Daten seiner Kunden. Dieses Dokument (es kann eine Word-, Excel-, Access-Tabelle sein) heißt deshalb auch Datenquelle oder Steuerdatei.

Im zweiten Dokument steht ein "Rohbrief", wo alles vorformuliert ist, und nur noch die Daten der Kunden fehlen. Dieser "Rohbrief" wird Hauptdokument genannt.

Anschließend müssen Sie die Daten der Datenquelle in die richtige Position im Hauptdokument einfügen - und ein freundlicher und "persönlicher" Brief an den verärgerten Kunden ist fertig.

Wie wird das nun konkret gemacht?

 

1. Schritt - Erstellen der Datenquelle

Die Datenquelle ist einfach eine Tabelle. In unserem Fall benötigen wir folgende Spalten:

Die Tabelle wird dann so aussehen:

Name Vorname Anrede Straße Ort Beschwerdegrund
           
           
           

Jetzt muß die Tabelle ausgefüllt werden. Dabei ist zu beachten, dass Sie kein ENTER drücken. Alle Daten hinter einem ENTER werden nämlich ignoriert. (Daher gibt es auch nicht die Spalte "Adresse" sondern die zwei Spalten "Straße" und "Ort".)

Bitte beachten Sie auch, dass Sie sich nicht mehr Arbeit als notwendig machen. Die Datenquelle darf nur die Tabelle enthalten und nicht ein Wort mehr.

Wenn Sie die Tabelle mit Daten ausgefüllt haben, speichern und schließen Sie das Dokument. Damit ist das Schwerste am Serienbrief schon geschafft.

 

2. Schritt - Erstellen des Hauptdokumentes

Das Hauptdokument enthält den "Rohbrief" und die Lücken, in die die Daten der Kunden automatisch eingesetzt werden sollen. Es geht beim Erstellen des Hauptdokumentes also darum:

Konkret gehen Sie dabei in diesen Teilschritten vor:

Jetzt können Sie anfangen, Ihren "Rohbrief" zu schreiben. An den Stellen, die sich ändern sollen (z.B. beim Namen) dürfen Sie natürlich keinen konkreten Namen eintippen (wie z.B. Meier). Hier müssen Sie dem PC mitteilen, dass an diese Position ein Name hingehört, den er sich aus der Steuerdatei holen soll.

Wenn wir uns die Steuerdatei ansehen, stehen alle Nachnamen in der Spalte "Name".

Also legen wir im "Rohbrief" fest, wo ein Datensatz aus der Spalte "Name" eingefügt werden soll. Dies geschieht mit dem Dialogfeld aus der Symbolleiste für den Serienbrief:

Mit dieser Vorgehensweise erstellen Sie das Hauptdokument - und Sie sind fast fertig. Es bleibt nun nur noch eins:

3. Schritt - Ausdrucken aller Briefe

 

Ein fakultativer Schritt zum Verschönern der Briefe

Ein Problem bei Serienbriefen sind die Frauen. Sie geben sich mit einer kurzen Anrede zufrieden: "Sehr geehrte Frau ...". Um auch Männer anzusprechen, können wir eine Hilfskonstruktion wählen: "Sehr geehrte(r) Frau (Herr) ...". Um diese sprachliche Entgleisung zu vermeiden, gibt es eine Alternative:

Das Bedingungsfeld Wenn... Dann... Sonst...

Suchen Sie im Hauptdokument die Anrede: "Sehr geehrte". Klicken Sie genau hinter das Wort "geehrte". An diese Stelle soll ein "r" eingefügt werden, wenn wir einen Mann ansprechen. Dem Computer müssen wir also mitteilen: Wenn die Anrede gleich "Herr" ist, dann füge hier ein "r" ein.

 

Um unserem speziellen Serienbrief einen letzten Schliff zu geben, können Sie erneut das Wenn... Dann... Sonst... Bedingungsfeld nutzen. Angenommen es gibt nur die Beschwerdegründe: "Karte defekt" und "Kabel fehlt", dann kann das Antwortschreiben noch persönlicher ausfallen.